时间管理的四大误区，你中招了吗？

清风扶露

    工作中，每个人都拼命想要充分利用时间，我不知道有谁例外。爆满的收件箱怎样才能高效处理？一整天都在开会，如何才能完成手上的工作？任务清单在不断膨胀，什么时候才做得完？天啊，先让我挤出时间把任务清单列出来吧！
    更糟糕的是，很多错误的理念让我们根本不知道时间管理到底是个什么东西、该如何实现。以下是一些时间管理方面最广为人知的建议和观点，让我们来看看，这些观点对不对。


观点一：时间管理就是管理时间。 错。
    时间管理这个词其实并不确切。乔丹·科恩如是说。科恩是工作效率方面的专家，著有《把时间用在重要的工作上》一书。他说，时间管理的实质是工作效率：“我们理应把‘时间管理’这个标签从工作效率上撕去。这其实跟时间本身无关，而跟你的效率有关。”其中的差别，好比节食和保持健康之间的关系。科恩说：“你想怎么节食都行，但节食不一定会让你更健康。”同理，你大可留意自己怎样花费时间、怎样管理邮件等等，但你不一定会因此变得更高效。”
    特蕾莎·阿玛贝尔是哈佛商学院工商管理系的教授、福特学者，同时也是《进步定律》一书的合著者。她是时间管理领域的专家，曾经读过成千上万名职场人士所写的工作日记，这些日记记录着他们如何拼命完成工作。阿玛贝尔指出，时间管理并不只是管理自己全部的工作。许多管理者承担了过多的工作任务。她说：“如果你不留心自己已经接下的工作和将要承担的任务，那么任何时间管理技巧都帮不了你。”
    诚然，这或许跟雇员在组织中所处的层级有关，因为的确有许多管理者让团队成员超负荷工作。但是，阿玛贝尔认为，大多数职场人士对工作量所拥有的掌控权其实并不小，尽管他们可能不大同意这种说法。“他们可以说‘不’。他们还可以跟上级商量。”阿玛贝尔如是说。科恩赞同这一观点。他指出：“当你的日程不仅跟你个人相关，那么你就应当明智地决定要做的事以及处理的方式。”


观点二：你只需要找到正确的理论体系或方法。 错。
    阿玛贝尔表示：“找到一套理论体系可能有用，但是时间管理远不止这样。有的人每天上班的第一个半小时集中精力工作，这种方法适用于他，却不一定适合其他人。”关键在于，我们要不断地试验各种技巧。科恩则认为：“有些方法在某种特定的情形或处境下发挥不了作用。”不妨尝试多种不同的方法，在工作中实践它们。当你用新方法查看邮件时，不要因为仅仅试验一周后看不到效果，就宣称这种方法没用。可以设定指标来衡量一种方法是否有效。耐心一点，让方法得到足够的时间验证。同时，你还可以考虑让别人参与检验，比方说，让你的老板和同事来帮你一起衡量这种方法是否凑效。


观点三：你需要投入时间来促成改变。 有些道理。
    有位跟我交谈过的女士告诉我，她最大的挑战就是挤不出时间来实践有关时间管理的全套方法。她感觉自己需要一两天时间来做这件事，却抽不出时间。阿玛贝尔认为或许不必这样：“小小的改变也可以带来很大的不同。最好的方法就是从一些小事情做起。这样做以后，如果发现自己每天多出了一点点时间用于反省思考，那就说明有进步。即便多出来的时间只有20~30分钟，那也是实实在在的进步。”

    不过这还取决于你的情况有多糟，以及你对改变现状的需求有多么迫切。阿玛贝尔提到这么一位女士：这位女士决定利用她为期一周的假期来进行彻底的改变，以减少工作压力。她审视自己把时间花在了哪些地方，反思自己能够承担多大的工作量，并且试验了人们所建议的一些技巧。“她觉得一切都特别失控，因此希望送给自己这一份脱胎换骨的‘大礼’。但是，这种方法比较极端，只有在极端境况下才有必要这么做。”阿玛贝尔解释道。


观点四：时间管理是你自己的事，跟别人无关，只有你知道该怎样做。 有些道理。
    这种观点或许有些道理。科恩说：“没人需要对你的工作效率负责。”也就是说，这是你自己的责任。科恩的态度很明确：“职场期待你高效，因此你最好把这件分内事做好。”然而，科恩和阿玛贝尔都认为，你不可能独力做到这一点。阿玛贝尔指出：“如果你所在的组织工作压力很大，你必须对一切要求迅速作出反应或转变，不得有一丝松懈，那么你就很难单凭一己之力实现时间管理。”她提到莱斯利·珀娄的研究。这份研究揭示了在任何工作环境中都能进行的一些细微调整。然而，小小的调整也不容易。“组织总是不知不觉地在你面前设障，让你不容易完成工作。比方说，战略不清，流程冗长等等。”科恩解释道。
    如果你所在的公司奉行的是这么一种观点，阿玛贝尔建议你尝试改变一下公司的文化。她表示：“如果人们认为某些方法会行之有效，我会敦请他们先缓一缓。”不妨先问自己几个问题，例如“我们这儿怎样才能更高效？”等等。与其仅仅关注如何走出你自己的困局，还不如试试这种可能更有成效的方法。阿玛贝尔说：“你有责任质疑组织的做法。”科恩也认为跟高级管理层交流想法是值得的，因为跟高层沟通的效果通常比跟任何一位经理沟通更好。他说：“要改变现状，需要重新设计工作完成的方式，重新考虑决策在哪些层级拟定、如何拟定。公司内部可以做出许多改变。”

    对于独立工作的职场人士，要控制工作量和日程可能非常困难。但是，如果能够区分出哪些是人们说有效的方法，哪些是实践证明有效的方法，那么他们就朝着正确的方向迈出了第一步。