ISO 14001:2015标准 7.4信息交流的审核

老规矩

ISO 14001:2015标准 7.4信息交流的审核

7.4信息交流

7.4.1总则

组织应建立、实施并保持与环境管理体系有关的内部与外部信息交流所需的过程，包括：

a）信息交流的内容；

b）何时进行信息交流；

c）与谁进行信息交流；

d）如何进行信息交流。

策划信息交流过程时，组织应：

——考虑其合规义务；

——确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信。

组织应对其环境管理体系相关的信息交流做出响应。

适当时，组织应保留文件化信息，作为其信息交流的证据。

7.4.2内部信息交流

组织应:

a）在其各职能和层次间就环境管理体系的相关信息进行内部信息交流，适当时，包括交流环境管理体系的变更；

b）确保其信息交流过程能够促使在其控制下工作的人员对持续改进做出贡献。

7.4.3外部信息交流

组织应按其建立的信息交流过程的规定及其合规义务的要求，就环境管理体系的相关信息进行外部信息交流。

A.7.4沟通

沟通使组织能够提供并获得与其环境管理体系相关的信息，包括与其重要环境因素、环境绩效、合规义务和持续改进建议相关的信息。沟通是一个双向的过程，包括在组织的内部和外部。

组织在建立其沟通过程时，应当考虑内部组织结构，以确保与最适当的职能和层次进行沟通。采用一种方式可能就足以满足多个不同相关方的需求，而对于个别相关方提出的特殊需求，可能需要多种沟通方式。组织所接收的信息可能包括相关方对组织环境因素管理有关的特定信息的需求，或可能包括对组织实施管理的方式的总体印象或看法。这些印象和看法可能是正面或是负面的。若是负面看法（例如：投诉），则重要的是组织要及时给出清晰的回复。对这些投诉进行事后分析能得出有价值的信息，可用于寻找改进环境管理体系的机会。

沟通应当具有下列特性：

a）透明化，即组织对其获得报告内容的方式是公开的；

b）适当性，以使信息满足相关方的需求，并促使其参与；

c）真实性，不误导那些相信信息报告的人员；

d）事实性、准确性与可信性；

e）不排除相关信息；

f）使相关方可理解。

关于将沟通作为变更管理的一部分的信息，见A.1。关于沟通的附加信息见GB/T24063。

审核要点：

1、沟通包括5W1H

---基于什么目的；

---由谁；

---在什么时间或时机；

---什么地点；

---针对什么对象；

---沟通什么内容；

---以什么方式用多长时间进行沟通等是否做出了明确的规定并有效。

2、内部沟通

基于上述是否持续通畅；

3、外部沟通：相关方要求的接收渠道，是否形成文件，是否回应

4、组织对它的重要环境因素是否对外交流

5、能力、意识、沟通融合或镶嵌在所有PDCA活动中。

审核检查表：

1、组织如何进行内外部沟通？

2、如何策划内外部沟通的过程？

3、有哪些记录来证明？

4、重要环境因素、环境绩效、合规义务和持续改进建议相关信息。

5、内部交流是否包括最适当的职能和层次？是否包括员工提出的合理化建议？

6、外部信息交流的内容？正面的？负面的（如投诉）？是否及时给出清晰回复？是否涉及绩效的改进？

取证与记录要求：

与职能部门、基层面谈，观察，查阅文件资料，并形成审核记录；基本能够完整、清晰阐述即可接受。